随着信息化社会的到来，电子信息资源爆炸式增长。国家档案局2006年进行的调查显示，自我国实施电子政务、电子商务、企业信息化战略以来，已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近2亿件。我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%，其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在。
为了使如此庞大的信息资源更好地服务社会，党和国家领导人一直高度关注电子文件资源管理的问题。自2002年以来，《全国档案信息化实施纲要》《电子公文归档管理暂行办法》《数字档案建设指南》等关于电子档案管理的规定指南陆续出台。《档案事业发展的“十一五”规划》提出“加强对信息化条件下产生档案管理模式与方法的研究”“对开放性档案信息资源管理方法和相关技术”“积极采用国际标准和国外先进技术，推进档案标准体系建设”等要求。抓研究、抓规范、抓试点，我国档案部门在为寻找科学的电子档案管理方法做出了积极的工作。
规范、科学地管理电子文件，一方面是大势所趋，目前联邦国家档案和记录管理局将接收各机构的电子记录作为硬性要求；另一方面，电子文件科学化管理将作为我国未来各领域在信息爆炸的时代获得高效优质的信息服务的支撑。
电子文件随着信息技术和业务流程不断发展变化，科学地管理电子文件需要管理框架或标准规范的支撑。而我国目前还没有一个科学全面的电子文件管理框架或成套的标准规范可以全程指导电子文件的管理。除此之外，现有的电子文档管理系统都是单独的应用系统，难以保证电子文档的真实性、完整性和有效性，且无法实现各系统之间的资源共享。
在这种大背景下，国家档案局科研所、馆事司、技术部和信息中心等单位组成课题组，国家档案局李和平副局长任组长，东软集团股份有限公司作为主要设计单位带领此项目进行技术研发。未来电子文件如何实现规范化、科学化的管理？在建设过程中遇到什么样的困难？电子文件管理未来有什么样的发展趋势？一个统一的电子文件支撑平台将会实现什么样的价值？我们邀请到业内知名计算机软件工程专家、东软集团股份有限公司电子文件部项目经理李晓广先生为我们答疑解惑。
“三系统+三组件”构建国家电子文件支撑平台基础
三大应用系统是指电子文件办公业务系统、电子档案管理系统以及信息发布利用系统，这是整个业务功能具体落实的体现。应用基础支撑软件、通用工具软件与业务与功能组件分别从系统安全、统一运行以及操作效率三方面对电子支撑平台进行维护与支撑。
东软集团产品事业部电子文件部项目经理李晓广介绍说：“以三大应用系统与组件为基础构建国家电子档案管理平台的软硬件基础，从而在坚实的基础上优化平台的功能与界面。”
通过建设国家电子文件支撑平台，规范电子文件管理行为，减少重复投资、重复研究、投资浪费、信息孤岛等现象，弥补中国面临“社会电子文件信息丢失”、“数字化核心信息资源流失”等风险，这也符合社会文件存储应用的发展方向。
根基打牢，要以坚固的底盘应对未来发展的问题，进而达到分期、分批推广应用成果的目标，加大项目成果转化力度。
细化标准 促电子文件管理规范科学
随着电子文件的井喷式增长，国家电子文件支撑平台的开发推广显得至关重要。硬件未动，标准先行。对于标准和规范的建设是一项艰巨的任务，需要在实践中不断修改完善。在以李和平为首的领导小组的统一指导下，以“将宏观标准具体化、微观标准实质化”为要求，进一步对现行电子文件管理规范科学进行细化。
“相信未来随着标准的出台，电子文件管理将会出现新的变化。”李和平曾表示。
“功能多样+界面友好”助国家电子文件支撑平台推广
一个能够获得用户好评的平台，需要能够满足用户的功能需求，也要符合受众的使用习惯。国家电子文件支撑平台目前已经试行到三期，取得了良好的效果。功能可以满足用户的使用需求，用户可以在平台上使用电子文件起草、审核、电子签名、电子盖章、发文等一系操作，在电子归档、电子传阅方面等方面也提供了多样化的新型方式，不但创新了政府文件的应用流程，而且提升了政府部门的工作效率。由于在全国各大院校、各个档案馆有着相类似的档案管理制度和管理规范，因此，电子文件支撑平台可以向国内各个档案馆进行推广应用。
由于时间紧任务重、复合型人才缺乏等多重因素的制约，项目推广工作还需结合行业客户需求不断深入。李晓广表示，未来将会着重完善电子支撑平台的功能与界面，使该平台能够适应不同行业的用户需求与操作习惯，成为各行业档案管理人员不可或缺的管理工具。
以实践促发展，洞见数字化信息化未来
在国家电子文件支撑平台研究试行的过程中，各试行点对该平台给予了很高的评价，并对电子文件系统的统一化运行非常乐观。
李晓广也期待地表示：“电子文件资源管理不但表达了人们对美好生活的向往，也表达着信息强国的梦想，希望在行业朝着信息化方向阔步前行的过程中，能够贡献出自己的力量，共同努力推进，让数字化改变生活。”
